아이젠하워 시간관리 매트릭스로 일의 우선순위 정하는 방법

“시간관리 매트릭스” 라는 말을 들어본 적이 있나? 아마 스티븐 코비의 저서 “성공하는 사람들의 7가지 습관” 을 읽어본 사람들이라면 이미 알고있을 듯 하다. 이 책으로 인해 시간관리 매트릭스에 대한 개념이 잡히고 대중화가 되었으나 어떤 이들에겐 이의 시초인 "아이젠 하워 매트릭스"가 더 익숙할지도 모르겠다. 이 두가지는 같은 의미로 아이젠 하워 매트릭스는 미국 제34대 대통령 드와이트 D.아이젠 하워가 업무를 효율적으로 수행하기 위해 생산성과 결정 철학을 담아 사용한 시간관리 방법이다. 

이미지 출처: 알라딘

 

시간관리 방법도 비슷비슷해 보이지만 시간관리 매트릭스는 중요도와 긴급도를 기준으로 일을 4가지 영역으로 나누어 효율적인 시간관리를 돕는다게 핵심이다.

그렇다면 여기서 말하는 중요도와 긴급도는 무엇일까?

• 중요도 : 중요도는 어떤 일이 우리의 목표 달성이나 삶의 가치에 얼마나 큰 영향을 미치는지를 나타낸다. 마치 건물을 짓는 데 필요한 벽돌의 중요성을 생각하면 이해하기 쉬운데, 어떤 벽돌은 건물을 튼튼하게 하지만, 어떤 벽돌은 장식에 불과할 수 있다.

 

• 긴급도 : 얼마나 빨리 그 일을 처리해야 하는지를 나타낸다. 마치 소방차의 출동처럼, 당장 처리하지 않으면 큰 문제가 생길 수 있는 일들을 의미한다. 이 긴급도에 따라 일의 우선순위 설정을 하는게 상당히 중요하다.

그렇다면 왜 이런 중요도와 긴급도를 체크하여 시간 관리를 해야할까?

사람에게 주어진 시간과 에너지는 한정되어 있으며, 중요하지 않은 일에 시간을 낭비하면 중요한 일에 투자할 시간이 부족해진다. 이것은 너무나도 당연하지만 출근 직후 커피 한잔 내려 마시며 숨 한 번 고르려다 낭비하는 시간, sns 10분 한다는게 한 시간을 훌쩍 넘겨버리는 것이 우리의 일상이다. 중요한 일을 놓치지 않기 위해서는 습관을 점검하고 중요한 일들을 먼저 끝내놓는 습관을 들여야한다.

시간관리 매트릭스는 중요도와 긴급도를 놓고 시간관리를 한다고 했다. 일단 아래 4사분면 이미지로 정리하자면 이렇다.

1영역은 긴급하면서도 당장 필요한 활동으로, 업무적으로 보면 고객 클레임이나 프로젝트 마감 등이 포함된다. 이처럼 기한이 임박한 일들이나 질병이나 사고등 즉각적으로 처리해야 할 일들이 여기에 해당된다.

2영역은 중요하지만 긴급하지 않은 활동으로, 중장기 계획, 인간관계 유지, 자기계발등을 포함하며, 쉽게 미룰 수 있기 때문에 지속적인 집중을 필요로한다. 이를 지속적으로 유지했을때 미래에 시간 투자에 대한 보상을 기대할 수 있다.

3영역은 중요하지 않지만 필요한 활동으로, 중요하지 않은 전화나 이메일의 답변 등이 있으며, 이러한 일들에 우선순위를 두고 몰두하면 중요한 일을 놓치는 실수를 범할 수 있다.

4영역은 안 하더라도 상관없고 급하지도 않은 활동으로, 불필요한 잡담이나 의미 없는 TV나 유튜브 보기등을 포함하며, 이러한 활동은 앞선 1,2,3영역의 일들이 먼저 있다면 과감하게 제거할 줄 알아야한다. 필요시 최소한의 시간만 사용하도록 한다.

필요할땐 다른 사람에게 도움 요청하기

혼자서 모든일을 처리할 수 없을 경우엔 다른 사람에게 도움을 요청해야 할 때도 있다. 가장 쉬운 예시로 가사분담이 될 수 있는데, 맞벌이 부부라면 한 명이 모든 집안일을 하기 힘들기 때문에 상황에 따라서 일의 분담및 도움을 요청하도록 하자. 우리가 사는데 있어서 변수란 항상 존재하므로 일정 소화에 있어서 생각하는 모든일들을 매일 똑같이 처리할 수는 없다는걸 기억하자.

시간 낭비되는 활동 하지 않기

생산적인 취미 외에 시간을 땅에 버리는 것만 같은 쇼츠보기, sns활동들은 휴식 차원에서 도움이 될 수 있지만, 활동이 늘어날수록 중요한 일을 하지 못하게 되는 경우가 발생할 수 있다.
매트릭스를 네 개의 영역으로 나누어, 각 영역에 해당하는 개인 활동을 정리하는 것이 필요하다. 하루만에 정리가 잘 되지 않기 때문에, 1주일 정도의 시간을 두고 자신의 활동을 정리하는 것이 효과적이다. 이를 통해 중요하지 않은 영역에 낭비하는 시간이 얼마나 되는지에 대한 통계를 얻을 수 있다.


시간관리 매트릭스를 요약하자면…

시간관리 매트릭스를 보면 우리가 집 청소와 정리를 하는 것과 비슷하다.

집 정리를 시작할때 가장 중요한게 뭘까? 바로 불필요한 것들을 먼저 분류하고 버리는 것이다. 시간도 이와같이 물질로 비유하면 불필요한 일들에 쓰이는 시간들을 먼저 솎아내는 것이다. 그 다음 우선순위를 정하는 것이다.

십자가를 긋고 시간관리 4가지 영역 분류 영역에 1주일간 나의 생활 패턴을 보며 빈칸을 채워보자. 시간관리를 어디서 부터 어떻게 시작해야될지 막막한 사람들에겐 먼저 자가진단 할 수 있는 유용한 방법이라 생각된다.